Comment importer vos contacts dans Farmzz : transférer votre liste en 5 minutes

Une liste existante peut être répartie entre un cahier, un fichier Excel et plusieurs formulaires. Avant l'importation, réunissez les données, corrigez les erreurs évidentes, dédupliquez et documentez la source et le consentement de chaque contact.

L'importation centralise les coordonnées, mais elle ne crée pas une permission d'envoyer et ne garantit pas que chaque adresse est valide. Commencez par un petit test, vérifiez le résultat et conservez une copie de travail propre.

Où sont vos contacts en ce moment?

Avant d'importer, faites l'inventaire. La plupart des producteurs québécois ont des contacts éparpillés dans plusieurs endroits. Voici les sources les plus courantes :

L'important, c'est de tout consolider dans un seul fichier avant d'importer. Regroupez vos sources, éliminez les doublons évidents, et vous serez prêt.

Préparer votre fichier d'importation

Farmzz accepte les fichiers CSV et Excel (.xlsx). Votre fichier doit contenir au minimum une colonne avec un numéro de téléphone ou une adresse courriel. Idéalement, incluez aussi le prénom pour personnaliser vos envois.

Voici la structure recommandée :

Quelques règles importantes :

• Les numéros de téléphone peuvent être dans n'importe quel format : 514-555-1234, (514) 555-1234, 5145551234 — Farmzz les normalise automatiquement
• Si un contact a seulement un courriel (pas de téléphone), il recevra les notifications par courriel uniquement
• Si un contact a seulement un téléphone, il recevra les notifications par SMS uniquement
• Les contacts avec les deux recevront par les deux canaux

Le processus d'importation étape par étape

Étape 1. Connectez-vous à votre tableau de bord Farmzz et allez dans Abonnés.

Étape 2. Cliquez sur « Importer des contacts ».

Étape 3. Sélectionnez votre fichier CSV ou Excel depuis votre ordinateur ou téléphone.

Étape 4. Farmzz affiche un aperçu de vos données. Vérifiez que les colonnes sont correctement identifiées (prénom, nom, téléphone, courriel). Si Farmzz ne reconnaît pas une colonne, vous pouvez l'assigner manuellement.

Étape 5. Optionnel mais recommandé : assignez une catégorie à tous les contacts importés. Par exemple, si vous importez votre liste du marché, assignez-les tous à « Marché ».

Étape 6. Cliquez sur « Importer ». C'est fait.

Farmzz gère automatiquement les doublons. Si un contact existe déjà dans votre liste (même numéro de téléphone ou même courriel), il ne sera pas dupliqué. Vous recevrez un résumé indiquant combien de contacts ont été ajoutés, combien étaient des doublons et combien avaient des erreurs.

Gérer les contacts incomplets

Pas de panique si votre liste n'est pas parfaite. La réalité, c'est que la plupart des listes de producteurs ont des trous. Voici comment gérer les cas courants :

Contact avec seulement un prénom et un téléphone. Parfaitement importable. Farmzz a besoin d'au moins un moyen de contact (téléphone ou courriel). Le prénom est un bonus pour la personnalisation.

Contact sans prénom. Importable aussi. Le message sera moins personnalisé, mais le contact recevra quand même vos notifications.

Numéro de téléphone invalide. Farmzz vérifie le format des numéros. Si un numéro est invalide (trop court, trop long, format non reconnu), le contact sera signalé dans le résumé d'importation. Vous pourrez le corriger manuellement après.

Doublons entre différentes sources. Si Marie Tremblay apparaît dans votre fichier Excel ET dans votre feuille du marché, Farmzz la détecte et ne l'ajoute qu'une fois. Zéro risque de déranger un client avec un doublon.

L'aspect légal : ce que vous devez savoir

Au Canada, la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP / C-28) encadre l'envoi de messages commerciaux. Voici les règles clés pour les producteurs :

Consentement requis. Vous devez pouvoir établir un consentement valable pour envoyer un message commercial. Une inscription volontaire peut fournir un consentement exprès si la demande était claire et documentée; elle ne dispense pas de vérifier les autres exigences.

Relation d'affaires existante. Une relation d'affaires peut soutenir un consentement tacite lorsque les définitions et délais prévus par la LCAP sont respectés. Ne présumez pas qu'un ancien achat autorise automatiquement tous les messages ou tous les canaux.

Identification claire. Chaque message doit identifier votre ferme. Farmzz inclut automatiquement le nom de votre ferme dans les notifications.

Mécanisme de désinscription. Les destinataires doivent pouvoir se désabonner facilement. Farmzz gère cela automatiquement : un lien de désinscription est inclus dans chaque courriel, et les SMS incluent l'option « Répondez STOP ».

En résumé : si vos contacts vous ont donné leur information volontairement ou ont acheté chez vous récemment, vous pouvez les importer et leur envoyer des notifications en toute légalité.

Combien valent vos contacts existants?

Faisons un calcul rapide pour mettre les choses en perspective. Chaque contact dans votre liste représente un client potentiel que vous pouvez rejoindre directement, sans payer Facebook, sans afficher de publicité, sans dépendre d'un algorithme.

Un import de 100 contacts ne garantit ni 100 destinataires admissibles ni 100 lectures. Après validation du consentement et des coordonnées, suivez les livraisons, réponses, visites et ventes. Utilisez ces résultats réels pour estimer la valeur d'une campagne.

Sur une saison de 24 semaines à 2 notifications par semaine, vos 100 contacts importés peuvent générer 23 184 $ en ventes directes. Tout ça en 5 minutes d'importation.

Comparez avec Facebook : pour rejoindre 69 personnes de manière fiable par publication, il faudrait plus de 2 000 abonnés (portée organique de 3 %). Et encore, Facebook ne garantit pas que les bonnes personnes voient votre message au bon moment.

Ces chiffres sont des estimations conservatrices basées sur un panier moyen de 35 $ et un taux de conversion de 20 %. Votre réalité peut varier, mais la conclusion reste la même : chaque contact que vous importez a une valeur réelle. Ne laissez pas cette valeur dormir dans un cahier spiralé.

Conseils pour un premier import réussi

Voici quelques astuces tirées de l'expérience de producteurs qui ont importé leurs contacts avec succès :

Nettoyez un minimum avant d'importer. Retirez les contacts clairement périmés (personnes déménagées, anciens fournisseurs, numéros que vous savez être faux). Mieux vaut 80 contacts valides que 120 contacts dont 40 ne répondront jamais.

Importez par lot si vos sources sont très différentes. Si vos contacts du marché et vos contacts du site web sont deux mondes différents, importez-les séparément et assignez une catégorie distincte à chaque lot. Vous pourrez ensuite cibler vos messages plus finement.

Ne vous inquiétez pas de la perfection. Un fichier avec quelques champs manquants est infiniment mieux que zéro importation. Vous pourrez toujours compléter les informations au fil du temps. L'important, c'est de commencer.

Commencez avec votre meilleure source. Si vous avez un fichier Excel propre de 50 clients et un cahier illisible de 200 noms, commencez par le fichier Excel. Vous enverrez votre première notification dans les 10 prochaines minutes. Le cahier peut attendre le week-end.

Avertissez vos contacts par un premier message. Les contacts importés ne savent pas forcément qu'ils sont sur votre liste Farmzz. Un simple message de bienvenue évite les surprises et établit la relation. Quelque chose comme : « Bonjour! C'est [nom de votre ferme]. Vous recevrez maintenant nos alertes de produits frais par texto. Prochaine récolte : fraises la semaine prochaine! » est simple, chaleureux et professionnel.

Faites un suivi après la première notification. Vérifiez vos statistiques dans le tableau de bord de performance. Combien de contacts importés ont ouvert votre message? Combien ont cliqué? Si le taux est bas, votre liste a peut-être besoin d'un nettoyage plus poussé. Si le taux est bon, vous êtes sur la bonne voie.

Faire croître votre liste après l'importation initiale

L'importation est un point de départ. Continuez ensuite à recueillir des inscriptions consentantes aux endroits où vous rencontrez vos clients.

Codes QR à votre kiosque. Placez un code QR près de la caisse ou de la pancarte de prix avec une raison précise de s’inscrire. Consultez notre guide sur les codes QR Farmzz pour les détails.

Formulaire sur votre profil public. Partagez le lien de votre profil Farmzz sur vos réseaux sociaux, dans vos courriels et sur votre site web. Les visiteurs peuvent s'abonner directement en 10 secondes.

Demandez directement. Au moment de la transaction, demandez à vos clients : « Voulez-vous recevoir un texto quand les tomates seront prêtes? » Laissez la personne saisir elle-même ses coordonnées et confirmer son consentement.

Suivez séparément les contacts importés et les nouvelles inscriptions. Vous pourrez ainsi mesurer quels points de capture font grandir la liste sans confondre migration et acquisition.

Après l'importation : les prochaines étapes

Vos contacts sont importés. Maintenant quoi?

1. Vérifiez le résumé d'importation. Combien de contacts ont été ajoutés? Y a-t-il des erreurs à corriger? Prenez 2 minutes pour vérifier.

2. Organisez en catégories. Si vous ne l'avez pas fait pendant l'importation, c'est le moment de créer des catégories et d'y assigner vos contacts.

3. Envoyez un premier message de bienvenue. Vos contacts importés ne savent pas nécessairement qu'ils sont maintenant sur votre liste Farmzz. Un simple message comme « Bonjour! Vous recevez maintenant nos mises à jour par texto/courriel. Prochaine récolte : fraises la semaine prochaine! » établit la relation.

4. Continuez à faire croître votre liste. L'importation, c'est votre point de départ. Les codes QR sur vos pancartes et le formulaire sur votre profil public ajouteront de nouveaux abonnés chaque semaine.

Questions fréquentes

Combien de contacts est-ce que je peux importer à la fois?

Il n'y a pas de limite pratique. Que vous importiez 20 ou 2 000 contacts, le processus est le même. Pour les très grosses listes (5 000+), l'importation peut prendre quelques minutes de plus, mais c'est tout.

Est-ce que Farmzz détecte les doublons?

Oui. Farmzz compare les numéros de téléphone et les courriels. Si un contact existe déjà dans votre liste, il ne sera pas ajouté une deuxième fois. Le résumé d'importation vous indique combien de doublons ont été détectés.

Je peux importer depuis mon téléphone?

Oui. L'interface d'importation fonctionne sur mobile. Vous pouvez sélectionner un fichier CSV directement depuis votre téléphone. Si vos contacts sont dans l'application Contacts de votre téléphone, exportez-les d'abord en CSV via les paramètres de votre appareil.

Que se passe-t-il si un numéro est invalide?

Le contact est signalé dans le résumé d'importation. Vous pouvez le corriger manuellement dans votre liste d'abonnés. Les contacts avec un numéro invalide mais un courriel valide recevront quand même vos notifications par courriel.

Est-ce légal d'importer mes anciens clients?

Vous pouvez importer les données que vous êtes autorisé à détenir, mais l'importation ne crée pas une permission d'envoyer. Vérifiez et documentez le consentement applicable, les délais et tout désabonnement. Consultez la FAQ officielle du CRTC en cas de doute.

Je n'ai que 15 contacts. Est-ce que ça vaut la peine?

Absolument. 15 contacts qui reçoivent tous votre message, c'est mieux que 1 000 abonnés Facebook dont seulement 30 voient votre publication. Commencez avec ce que vous avez et faites croître votre liste avec les codes QR.